A rendszer célja a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményekkel vagy mulasztásokkal, illetve egyéb visszaélésekkel kapcsolatos bejelentett információk vizsgálata.

Az etikai forródrót tulajdonképpen a visszaélés-bejelentési rendszer fogalmával egyezik meg, annak szinonímája. Az etikai forródrót egy olyan, általában online rendszert jelent, amelyen keresztül etikai vagy más szabálysértéseket lehet bejelenteni annak kivizsgálása érdekében. A Panasz Online visszaélés-bejelentő rendszer is etikai forródrót rendszerként üzemel.

A jogszabály nagyon tágan értelmezi a bejelentők körét. Gyakorlatban ez azt jelenti, hogy szinte bárki jogosult bejelentést tenni (a foglalkoztató korábbi, a jelenlegi vagy leendő munkavállalói, a foglalkoztatóval szerződéses jogviszonyban álló és állt személyek).

Igen. Törvényi kötelezettség a bejelentő személyének védelme, amelyet a Panasz Online rendszere maradéktalanul biztosít. A bejelentőnek lehetősége van anonim módon, tehát névtelenül bejelentést tenni. Ez teljes névtelenséget biztosít számára, tehát még a kivizsgáló számára sem lesz beazonosítható a bejelentő személye, ha ő nem kíván megosztani magáról személyes adatokat.

Bejelentőként a Panasz Online rendszerében az online bejelentő felületen írásban tehet bejelentést. A felület 0-24 órában működik. Szóban előzetes időpontfoglalást követően tehet bejelentést. Időpontot a személyes bejelentés menüpontban foglalhat. Bejelentését megteheti névvel vagy név nélkül (anonim módon). 

A bejelentésben részletesen írja el a bejelentésre okot adó eseményeket, körülményeket, információkat, valamint csatoljon hozzá valamennyi, a rendelkezésére álló bizonyítékot. Csak jóhiszeműen tegyen bejelentést, mivel a rosszhiszemű bejelentés a bejelentőre nézve hátrányos következményekkel járhat.

A bejelentés a Panasz Online rendszerébe érkezik be. A foglalkoztató nem kapja meg a bejelentést, csak annak kivonatát. A kivizsgálást független és pártatlan szakértők végzik, betartva valamennyi a bejelentő védelmére vonatkozó előírást.

A Bejelentő a bejelentés megtétele után kapott egyedi azonosítóval és jelszóval bármikor beléphet a rendszerbe, ahol nyomon követheti a kivizsgálás folyamatát.
Lényeges, hogy a bejelentő is legalább heti rendszerességgel győződjön meg róla a bejelentkezés során, hogy nem érkezett-e számára a tényállás feltárásához szükséges további kérdés, mert enélkül a kivizsgálás bizonyos esetekben nem lesz folytatható.

A bejelentések kivizsgálását minden esetben bejelentővédelmi ügyvédek, képesített visszaélés-kivizsgáló és egyéb szakértők végzik, akik az adott területen jelentős szakmai tapasztalattal rendelkeznek. A bejelentett ügytípustól függően számvitel, műszaki vagy egyéb szakértő is bevonásra kerülhet annak érdekében, hogy a tényállás feltárása és objektív értékelése biztosított legyen.

Azon vállalkozások és szervezetek részére, akik a belső csalások, visszaélések, szabálytalanságok megelőzésére és felderítésére törekszenek.

A versenypiacon a minőségbiztosításnak kiemelt szerepe van. Sok esetben egy új üzleti vagy más szerződéses létrehozása előtt meggyőződnek a partnerek a másik fél szervezettségéről.

Az ISO 37002 szabvány foglalkozik a visszaélések bejelentésének irányítási rendszerével. A szabvány segítségével világszinten elismert folyamatokat lehet a szervezetbe integrálni. A Panasz Online visszaélés-bejelentési rendszer fejlesztése során a fenti ISO szabvány által megfogalmazott elveket is figyelembe vettük.